Blog

Rola preaudytu w efektywnym wdrożeniu programu w firmie - czyli dlaczego nie udaje się efektywnie wdrożyć nowego systemu pracy w mojej firmie.

Zmiana jest jedyną stała cechą firm, które obsługiwałem i obsługuje nasza firma. Zmiany te są spowodowane różnymi czynnikami:

szybki rozwój firmy;
nowy rodzaj produkcji;
nowa strategia zarządu;
zmiany personalne w zarządzie lub właścicielskie;
niewystarczająca ilość informacji do efektywnego zarzadzania firma;
nierzetelność czy nieterminowość w sferze księgowości;
potrzeba planowania, budżetowania czy planowania przepływów finansowych.

Niezależnie od motywacji zmiana ta niesie konieczność przemodelowania dotychczasowego funkcjonowania

Jak to wygląda w większości firm? Czy to się komuś podoba czy nie jeśli dochodzi do tego momentu obrywa się księgowości jako tej, która nie spełnia oczekiwań zarządu czy właściciela. Zatem powstaje koncepcja: zmieniamy program na lepszy/większy/wydolniejszy i problemy się rozwiążą.

Jak zatem wygląda proces przygotowań?

Należy zatem odpowiedzieć na pytanie: Kto będzie kierował wdrożeniem?

Prezes firmy?

Zazwyczaj nie ma znajomości ustawy o rachunkowości i najlepiej trzymałaby się daleko od spraw związanych z księgowością.

Często tak jest, bo nie spełnia ona oczekiwań dotyczących potrzeb informacyjnych. Często na moje pytanie o to co daje mu księgowość słyszałem: liczy podatki, wynagrodzenia i dostarcza zestawienia, jeśli zarząd o nie poprosi. Nie bez znaczenia jest też to że sprawy księgowe wymagają analitycznego umysłu, a kreatywny prezes to raczej syntetyka. Abstrahuje tez od notorycznego braku czasu prezesów. Inna istotna kompetencja jest wiedza z zakresu informatyki związanej z funkcjonalnością programu, sposobem efektywnego zasilania go informacjami czy przyczynowo-skutkowym wpływu na inne obszary, jeśli wdrażamy CRM.

Osobiście nie spotkałem firmy, w której szefem zespołu był prezes, ale też nie spotkałem takiej, w której wdrożenie byłoby efektywne bez silnego wsparcia z jego strony.

Główna księgowa?

Wydaje się, że w tym przypadku głównym problemem jest analityczny sposób myślenia i funkcjonowania.

Mógłbym tu dużo napisać opierając się o swoje doświadczenia i obserwacje jako psychologa. Jedno dla mnie jest pewne: komunikacja między zarządem a księgową jest trudna, przynajmniej w większości przypadków. Jeszcze gorzej jest w przypadku biura rachunkowego, które jest jeszcze dalej od prawdziwych potrzeb informacyjnych zarządu czy właściciela. Kolejną trudnością jest czas, którego główne księgowe nie maja za dużo. Tym bardziej że jeśli jest to nowy program nie znają jego funkcjonalności i możliwości. Niekiedy jest tak że wiedza, która posiada księgowa daje jej bardzo uprzywilejowana pozycje w stosunku do zarządu. Spotykałem przypadki, gdzie to właśnie ona torpedowała pomysły, nie wspomnę o bardziej agresywnych poczynaniach.

Informatyk firmy?

W mojej ocenie jedna z najgorszych opcji. Mało który informatyk rozumie i zna potrzeby księgowości.

Kolejna sprawa to czy jego kompetencje informatyczne są adekwatne do wprowadzanego oprogramowania w firmie – czyli: czy zna program, który jest wdrażany w firmie. Do najłatwiejszych nie należy też kwestia komunikacji informatykami w zakresie potrzeb i priorytetów zarządu. Często są to informacje poufne lub stanowiące tajemnicę handlową.

Błędy na poziomie preaudytu

Oczywiście istnieją w tym zakresie inne alternatywne rozwiązania. Wydaje się zatem że taki zespól powinni tworzyć przedstawiciele tych działów i „wdrożeniowiec” z firmy dostarczającej oprogramowanie. Częstym błędem jest myślenie, że to właśnie on efektywnie wdroży system. Niestety często okazuje się, że błąd powstaje już na poziomie audytu wstępnego – preaudytu. Ogólnie rzecz biorąc główne problemy to:

kompetencje – wdrożeniowiec wie wszystko o programie, ale tylko to co powie mu zespół o firmie. Jak wskazałem powyżej każdy ma inna wiedze. Z drugiej strony firma mało wie o funkcjonalności programu co powoduje ze nie jest przygotowana, aby efektywnie sporządzić listy funkcjonalności programu. Chodzi o zaspokojenie nie tylko potrzeb księgowości, ale całej firmy.
cele – firma wdrożeniowa mając zdefiniowane zadania koncentruje się na nich, księgowa na księgowości a zarząd często nie ma czasu. Stosunkowo wspólne cele ma firma wdrożeniowa i informatyk firmy.
doświadczenie – zarówno zarząd jak księgowa nie przeprowadzają takich procesów często wiec nie maja możliwości antycypowania potrzeb.
wiedza – każda z osób ma wiedze w innym zakresie.

Co zatem myślę?

Odpowiedni preaudyt definiuje efektywność wdrożenia na długi czas oraz zdecydowanie obniża koszty po wdrożeniu (wielu z nas jest złych kiedy płacimy po wdrożeniu za cos co powinno być zrobione przy wdrożeniu lub myślimy ,, szkoda że nie wiedziałem tego wcześniej”).

Moim zdaniem jest do tego potrzebny zespół, który połączy kompetencje: zarządcze, informatyczne, księgowe na bazie doświadczenia nie tylko z wdrożeniem, ale z późniejszą pracą na przygotowanym poprzez siebie rozwiązaniu. To kwestia odpowiedzialności, która przy nieefektywnym wdrożeniu nie może być rozmyta.

O autorze

Grzegorz Wicher

Rosnąca firma może wyrwać się spod kontroli. Dopóki wszystko działa nie stanowi to powodu do zmartwień. Jednak czasy wysokiej konkurencji sprawiają, że warto zastanowić się nad optymalizacją funkcjonowania struktur w firmie. Jeden kontakt z nami może przyczynić się do pozytywnych zmian w Twojej firmie!

Grzegorz Wicher
Jak przeprowadzić preaudyt żeby nie płacić za niego w przyszłości?
W następnym odcinku. Zapraszam do słuchania!

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *